Департаменти - це свого роду "відділи", які існують в системі для поділу видимості тих чи інших заявок. Співробітники можуть перебувати в різних департаментах і тоді їм не будуть доступні заявки з інших відділів. Також співробітники можуть мати доступ до декількох департаментів одночасно і заявка, в свою чергу, в процесі роботи може переміщатися по різним департаментам.

 

Наприклад, заявка може прийти до Юридичного департаменту і в процесі роботи перейти в Бухгалтерію. На перших етапах роботи заявка недоступна бухгалтерам і не відволікає їх від роботи.

 

Департаменти створюються в розділі Управління -> Департаменти:

 

 

У кожного департаменту є:

• Назва;
• SLA термін - термін виконання для нових заявок цього департаменту за замовчуванням;
• Вихідна пошта, де Ви вказуєте з якої поштової скриньки будуть відправлятися повідомлення клієнту). Дані налаштування можна дізнатися у Вашого поштового сервісу або у адміністратора поштового сервера. В налаштуваннях необхідно вказати ім'я відправника і здійснити SMTP налаштування. При натисканні на кнопку "Відправити тестовий лист", якщо налаштування були виконані коректно, Ви отримаєте повідомлення про успішну відправку.
  Звертаємо Вашу увагу, що дані налаштування обов'язково необхідно вказувати, щоб уникнути потрапляння Ваших листів до спаму у клієнтів;
• Вхідна пошта - ящик, з якого листи будуть надходити в систему у вигляді заявок. При першому підключенні система забере 100 останніх листів. Рекомендуємо відключити шаблони у пункті меню  "Повідомлення" перед збором листів, для уникнення відправки листів про створення заявки і реєстрації користувачам.

Далі йдуть додаткові налаштування, де Ви можете:

• вказати мову та групу, які будуть автоматично встановлені для нового користувача. Це означає, що клієнту, який напише в департамент, де мовою за замовчуванням є, наприклад, англійська - буде автоматично встановлено англійську мову в його особистому кабінеті в системі, а також йому будуть відправлятися шаблони повідомлень саме на англійській мові;
• Третьою в списку знаходиться помітка, яка відповідає за інформування на пошту співробітників, про надходження нової заявки;
• "Виконавці тільки співробітники департаменту" означає, що співробітники без доступу до департаменту не зможуть стати виконавцем в заявці;
• При виставленні помітки в пункті "Клієнтський вид заявки в публічному департаменті", у співробітника, який переглядає заявку в публічному департаменті, будуть обмежені можливості по роботі з заявкою - залишиться тільки можливість написання відповіді та зміни полів. Задати публічний департамент можна в меню Групи, права доступу. Детальніше з публічними департаментами можна ознайомитися в даному відео:

Далі йдуть:

• Аліас ящики, які необхідно вказати через кому. Завдяки цьому функціоналу в системі можна розрізнити на яку саме alias-поштову скриньку було відправлено листа, вказавши, наприклад, дані пошти в різних департаментах. Детальніше про alias пошти можна прочитати у цій статті;
• Єдиний аватар для співробітників департаменту, який буде відображатися в листі на пошті у клієнта при використанні тегів Останні 7 або 14 відповідей в заявці;
• Єдине ім'я співробітників - ім'я буде відображатися замість імен конкретних співробітників. Наприклад, як єдине ім'я можна вказати "Відділ підтримки";
• І останнім пунктом йде "Підпис департаменту". Використати вказаний тут підпис можна додавши відповідний тег в шаблоні сповіщення або в правилі диспетчера.

Масово департаменти можна задавати всій групі користувачів в розділі Групи, права доступу, в поодиноких випадках це можна зробити в картці користувача.