Меню "Розклад" – це ваш планувальник завдань у EddyDesk, за допомогою якого ви зможете автоматично (з вказаним інтервалом часу) створювати заявки та генерувати звіти, а потім надсилати їх на вказані ел. адреси.
Створення заявок за розкладом буде вкрай корисним у випадках, коли вам необхідно створювати повторювані заявки (завдання) кожен день, тиждень або місяць – натомість достатньо один раз вказати шаблон заявки, після чого вона автоматично створюватиметься у вказаний час.
Не менша користь від інструмента буде й для звітів: наприклад, щоп'ятниці або N числа місяця керівники проводять збори за результатами роботи служби підтримки, де вони в тому числі вивчають звітність по системі. Замість того, щоб щоразу вручну генерувати шаблон, просто зробіть для нього автоматичну генерацію у вказаний час, і посилання на звіт відправиться на ел. пошту всім вказаним отримувачам!
Для створення завдання за розкладом перейдіть в меню "Розклад" та натисніть "Додати завдання":
Далі вкажіть її назву, активність (включити або вимкнути завдання) та її тип: завдання за заявкою або звітом.
1) Тип завдання: заявка
Завдання з цим типом дозволить автоматично створювати заявку за шаблоном у вказаному статусі та з інтервалом:
- У рядку пошуку вам буде запропоновано ввести назву (тему) або унікальний ID заявки, яка виступатиме як шаблон. Наприклад, у вас вже раніше було створено заявку з плановими роботами – це регулярні однотипні завдання, які необхідно здійснювати щотижня. ID або назву цієї заявки потрібно вказати в пошуку, і вона буде взята як шаблон: вміст її першої (початкової) відповіді, назва, департамент, виконавець і т.д. будуть продубльовані у заявках за розкладом.
- Далі вкажіть статус заявки, в якому її буде створено.
- Остання настройка відповідає за інтервал створення заявки: у тому числі можна вказати конкретний день, число та час:
Заявка може бути створена із затримкою до 1-5 хвилин!
У загальному списку біля таких тикетів буде окрема іконка у вигляді календаря – вона означає, що заявку створено за розкладом:
2) Тип завдання: звіт
Завдання з цим типом дозволить автоматично генерувати звіт за шаблоном, а потім автоматично відправляти його на вказані ел. адреси у заданий час чи інтервал.
- Для початку в установках вкажіть тип звіту, який ви бажаєте використати, та виберіть зі списку один із раніше запитаних звітів, який буде виступати як шаблон.
- У пункті "Інтервал звіту" вкажіть часові рамки – за який проміжок часу вас цікавлять дані у звіті.
- Щоб вказати одержувачів звіту на ел. пошту, пропишіть список ел. адрес через кому.
Для надсилання листів використовується вихідна пошта, зазначена в меню "Глобальні налаштування". Якщо залишити поле порожнім, звіт все одно буде запитано!
4. Задайте інтервал генерації та надсилання звіту на пошту: у тому числі можна вказати конкретний день, число та час. Посилання на звіт буде надіслано на пошту після завершення обробки (генерації)!
Навпроти кожного завдання у списку доступні логи, де можна ознайомитися з результатом та часом її виконання: