Контакти

Розділ Контакти дає можливість зберігати та обробляти інформацію про користувачів, компанії та обладнання в системі.

 

Докладніше про кожну з важливих складових розділу:


Користувач - людина, у якого є доступ і можливість працювати в системі залежно від типу доступу. Кожен користувач має свій особистий кабінет.


Контакт - контактна інформація користувача. Деякі поля, такі як ел. пошта та ім'я є обов'язковими для заповнення. Якщо користувач звернувся через підключений канал месенджера або соціальної мережі, то контакт формується на підставі інформації, отриманої з каналу.

 

Група (користувача) - крім типу доступу користувача в систему, група включає всі налаштування доступу до різних функціональних можливостей системи.


Організація (компанія) - клієнтська компанія, яка служить для групування клієнтів у системі.

 

Обладнання - будь-які об'єкти, що належать компанії, які можна прив'язувати до звернень клієнтів.

 

Детальніше із зовнішнім виглядом та особливостями модуля можна також ознайомитись у цьому ролику:

 

 

 

Підключення розділу та управління правами

 

Для підключення розділу користувачам необхідно перейти з Управління в розділ "Групи, права доступу", та в підрозділі Контакти поставити необхідні доступи:

 

 

Ви можете надати такі права працівникам обраної групи:

  • редагувати, створювати картки користувачів;
  • видаляти користувачів, компанії та обладнання;
  • взаємодіяти з полями контактів;
  • імпортувати та експортувати список контактів;
  • переглядати "Аудит" користувача.

Модуль "Контакти" відображається на лівій робочій панелі системи поруч із основними модулями системи:

 

 

Статус користувача

 

У розділі "Контакти" можна змінити/призначити будь-який статус користувачеві в його картці або в загальному списку. Доступні такі статуси:

  • «Активний» - звичайний користувач, який може створювати заявки та авторизуватися у системі;
  • "Заблокований" - використовується для блокування прийому заявок (листів) від цього контакту (наприклад, якщо це спам). Заблокований користувач неспроможна увійти до системи, але у загальний рахунок включається;
  • «Звільнений» - використовується у разі звільнення співробітника. Цей статус є постійним, змінити його не вдасться. Користувач із цим статусом не включається до рахунку і зайти в систему не зможе.

 

 

Сповіщення

 

Ви можете вимкнути надсилання повідомлень на електронну пошту користувача із системи у стовпці "Сповіщення". Відповідно, якщо опція відключена, то із системи користувачеві надсилатись будь-які листи не будуть.

 

Картка користувача

 

Картка є сховищем усієї інформації про користувача. Ви маєте можливість отримати доступ до:

  • історії заявок;
  • історії статусів;
  • історії дзвінків
  • його діям у системі;
  • контактної інформації;
  • додаткової інформації, занесеної в індивідуальні поля контактів;
  • прикріплених файлів;
  • приміток;
  • переглянути, коли останній раз користувач здійснював вхід до системи та з якої IP адреси.

Встановлена ​​мова використовується для відображення мови особистого кабінету, у тому числі для надсилання повідомлень. Ви також можете задати відповідний часовий пояс:

 

 

Об'єднання контактів

 

Цей блок дає можливість знайти та об'єднати контакти вручну з картки користувачів. Якщо клієнт написав Вам з іншого джерела (мессенджера, соцмережі), то при збігу будь-якої інформації (імені, номера телефону) система проінформує Вас про це відобразивши знак оклику поруч з його ім'ям, наприклад: 

Після чого можна перейти в основну картку клієнта і в блоці "Схожі користувачі" система запропонує об'єднати контакти, що дасть можливість бачити всю історію звернень клієнта з різних джерел, але в рамках однієї картки контакту:

 

 

Більш наочно з цим функціоналом можна ознайомитись у нашому відео:

 

 

Імпорт та Експорт

 

У системі передбачена можливість експорту та імпорту користувачів.

 

Для імпорту користувачів натисніть кнопку "Імпорт" - відкриється вікно, куди потрібно перетягнути .csv файл з потрібними контактами. Далі вкажіть параметри: початок та кінець рядка, роздільник та групу майбутніх користувачів.

Імпортований файл .csv повинен мати кодування UTF-8. При завантаженні контактів, ви можете зробити перегляд того, що імпортуєте, щоб переконатися, чи все коректно, після чого здійснити імпорт:

 

 

Докладніше з процесом імпорту та експорту контактів можна ознайомитись у цьому ролику:

 

Компанії та менеджери компаній

 

У системі Ви можете створювати компанії та взаємодіяти з ними. Прив'язавши користувачів до компаній, Ви отримуєте наступні переваги:

  • необхідну звітність у розрізі звернень працівників однієї компанії;
  • фільтрацію заявок;
  • історію звернень користувачів із компанії;
  • можливість видати Директору (менеджеру) компанії доступ до всіх звернень його співробітників, у тому числі можливість брати участь у обговоренні чи вирішенні будь-якого питання безпосередньо.

Додати компанію можна в підрозділі "Всі компанії" за допомогою кнопки "Додати компанію":

 

 

Або в самій картці користувача при введенні назви невідомої системи компанії:

 

 

Під час редагування існуючої компанії Ви можете вказати домен компанії, наприклад @company.com. Якщо користувач звернеться до системи з пошти вказаного домену, він буде автоматично прикріплений до цієї організації. У блоці "Менеджери компанії" можна обрати співробітника, якому будуть доступні всі заявки користувачів компанії.

У картці компанії Ви можете ознайомитися з усією історією заявок користувачів, а також створити або переглянути прикріплене до компанії обладнання.

 

Обладнання

 

Для роботи з підрозділом "Обладнання" в першу чергу необхідно його підключити. Як і розділ "Контакти", підрозділ підключається через меню "Групи, права доступу":

 

 

Створити обладнання можна у картці компанії. При створенні обладнання є можливість вказати артикул, серійний номер, назву та опис обладнання:

 

 

Батьківська категорія дозволяє створити деревоподібну структуру для карток обладнання. Наприклад, умовний "Комп'ютер" можна встановити батьківською категорією, а його комплектуючі будуть складовими елементами.

При створенні заявки буде можливість додати обладнання, до якого належить заявка, а співробітник надалі відредагувати цю інформацію.

Також при натисканні на будь-яке обладнання можна відкрити його картку, в якій є можливість додати примітку та переглянути історію заявок пов'язаних з ним.

 

При створенні звітності за замовчуванням система вивантажує все обладнання із заявки до одного осередку, зазвичай клієнтами використовується одне обладнання в одній заявці.

Якщо у Вас у заявці використовується кілька одиниць обладнання, система дає можливість отримання кожної одиниці обладнання окремо. Для створення шаблону для звіту в розділі Роздруківка можна використати такі теги:

{equipment_name_*}- назва обладнання;
{equipment_article_*} - артикул;
{equipment_serial_*} -  серійний номер;
{equipment_text_*} - опис обладнання.

Де * ціле число, обчислення починається від 1. Тобто щоб отримати перше обладнання вкажіть {equipment_name_1}, щоб отримати друге - {equipment_name_2} і т.д .

 

Пошук у розділі

 

Ви можете здійснювати пошук контактів на ім'я або пошту користувача, вибравши компанію або групу, а також використовуючи поля для розширеного пошуку, які включають додаткові поля за допомогою яких можна здійснити фільтр контактів:

  • департамент;
  • Тип користувача компанії – можна вибрати менеджерів компанії або співробітників;
  • Статус користувача у системі;
  • Увімкнені або вимкнені повідомлення;
  • Чи знайдено системою схожі контакти.
 

​

Базові налаштування